Vilkår for leje af Udstillingsbygningen Filosofgangen:

1) Generelt:
Anvendelse
Filosofgangen kan lejes af alle, der accepterer nedenstående vilkår.
Filosofgangen udlejes primært til udstillingsformål - primært af kunst, design og kunsthåndværk. I særlige tilfælde kan lokaler også lejes til andre formål. Der må ikke opkræves entre. Kun i forbindelse med særlige arrangementer, og efter godkendelse i udstillingsudvalget og Odense Kommunes Kultursekretariat må der opkræves entre.
Udstillingsudvalg
Udstillingsudvalget fordeler lokaler og perioder, således at de enkelte udstillinger fremstår funktionelt og æstetisk så optimalt som muligt.
Udstillingsudvalget må ikke udøve censur, men skal give sammenslutninger og samlede udlejninger af hele huset hovedprioritet ved de årlige uddelinger.
Udstillingsudvalget kan også selv arrangere udstillinger i det omfang der er økonomisk mulighed for det.
Arrangementer
Arrangementer udenfor åbningstid kan finde sted efter aftale med den daglige ledelse, og kun hvis det ikke griber afgørende ind i den aktuelle udstilling. Arrangementer betales særskilt efter nærmere aftale med den daglige ledelse og udstillingsudvalget.
Forhold relateret til copyright, godkendelse af og betaling af KODA-afgifter mv. er udelukkende arrangørens ansvar.
Der kan kun laves særarrangementer i husets åbningstid, hvis de udstillere der har lejet huset accepterer det, og det ikke griber ind i udstillingen.
Lejeperioder
Lejeperioden er normalt 14 dage - løbende fra mandag kl. 9.00 til den efterfølgende søndag kl. 17.00. Filosofgangen er lukket for publikum mandag, men åben ugens øvrige dage kl. 11.00-17.00.
Andre perioder kan aftales og vil fremgå af lejekontrakten.

2) Ansøgning, lejekontrakt og betaling
Ansøgning
Ønsker man at leje lokaler i Filosofgangen ansøges der på et særligt ansøgningsskema, der udleveres på Filosofgangen.
Ansøgninger skal være fremsendt til Udstillingsudvalget senest den 1. november, 2 år inden det år man vil leje lokalet. Herefter foretager udstillingsudvalget hovedfordelingen af perioder. Ansøgere der ansøger efter hovedfordelingen kan søge om at udstille i eventuelle ledige perioder.
Lejekontrakt og betaling
Efter fordelingen af udstillingsperioderne modtager udstilleren en kontrakt, udstillingsvilkår og girokort til brug ved betaling. Udstiller accepterer lejekontrakten ved at returnere den i underskrevet stand sammen med betaling af første rate af huslejen senest 14 dage efter fremsendelsen af kontrakten.
2. rate af huslejen betales senest 6 måneder før lejemålets begyndelse og 3. rate senest 2 måneder før lejemålets begyndelse.
Såfremt huslejen ikke betales til tiden, bortfalder lejeaftalen, og udstillingsudvalget kan uden videre disponere til anden side.
Indbetalt leje tilbagebetales ikke ved misligholdelse af aftalen eller ved aflysning af udstilling.

3) Praktiske forhold omkr. udstillingen
Ophængning
Ophængning finder normalt sted fra mandag kl. 9.00 til 17.00 - nedtagning på udstillingens sidste dag søndag kl. 17.00 - 20.00. Der vil være personale tilstede, der kan hjælpe og vejlede mht. ophængning og nedtagning. Opstår der tvivl om ophængning og opstilling - f.eks. i forbindelse med flugtveje - skal personalets anvisninger følges.
Filosofgangen har et antal podier samt 3 glasmontre til rådighed for udstillerne, som kan reserveres i forbindelse med ansøgning om udstillingsplads.
Filosofgangens ophængningssystem skal anvendes. Kun i ganske særlige tilfælde og kun efter aftale med Filosofgangens håndværker og daglige leder senest 14 dage inden ophængningen kan der dispenseres.
Er hele huset lejet for længere perioder end 14 dage kan andre forhold omkring ophængningen aftales.
Fernisering
Foregår samlet for alle husets udstillere tirsdag kl. 17.00 - 19.00. Filosofgangen står for det praktiske arrangement - herunder salg af vin, øl og vand. 1 måned inden udstillingen udsender Filosofgangen et skema til bestilling af vin mm. til ferniseringen. Dette skema skal være Filosofgangen i hænde senest 14 dage inden ferniseringen. Er hele huset udlejet samlet, kan der aftales et andet arrangement og tidspunkt for ferniseringen. Drikkevarer til fernisering skal købes i Filosofgangens café.
Man er velkommen til - efter aftale med Filosofgangen og evt. medudstillere - at arrangere musik el.lign. i forbindelse med ferniseringer, under forudsætning af, at udstiller selv indhenter godkendelse hos KODA og at udstiller selv betaler evt. rettighedsafgifter.
Opsyn/forsikring mv.
Filosofgangen kan kun foretage et begrænset, overordnet opsyn med bygningen, udstillingen og publikum. Ønsker lejer at udstillingen skal være nøjere overvåget, er det lejers eget ansvar.
Det er desuden lejers ansvar at forsikre de udstillede værker mod beskadigelse, tyveri mv. Desuden er lejer ansvarlig for evt. skade der i lejeperioden påføres de lejede lokaler som følge af udstillingen. Evt. skader skal straks meddeles husets ledelse. Lokalerne afleveres i samme stand som de er modtaget.
PR og markedsføring
Ophængning af og fremlægning af plakater, værkfortegnelser, værkskiltning, foldere mv. kan ske efter aftale med Filosofgangens personale og under hensyntagen til husets arkitektur. Der må ikke opklæbes plakater o.lign. op på søjler og døre i udstillingslokalerne, ligesom der heller ikke uden forudgående aftale med Filosofgangens personale må opsættes plakater el. lign. udenfor de dertil indrettede opslagstavler i fællesarealerne.
Filosofgangen udarbejder en udstillingsfolder 2-4 gange årligt med oplysninger om periodens udstillinger med angivelse af titel, udstillere samt evt. kunstart baseret på de oplysninger lejerne har meddelt udstillingsbygningen. Folderen distribueres lokalt i Odense samt - på sigt - til biblioteker o.lign. på Fyn. Desuden udsender Filosofgangen kvartårligt meddelelser til pressen, hvor det nævnes hvilke udstillinger der vises aktuelt, men ikke gives nærmere beskrivelser af udstillingerne.
Øvrig markedsføring, PR eller kontakt til pressen er udstillers eget ansvar.
Salg
Det er tilladt at sælge værker fra udstillingerne, men det er udstiller selv, der står for salget. Filosofgangen kan ikke påtage sig noget ansvar eller nogen forpligtelser i den anledning. Solgte værker skal forblive i udstillingen til udstillingens sidste dag kl. 17.00.

4) Cafe
Filosofgangens cafe er åbent daglig kl. 11.00 - 16.00. Mandag lukket. Der kan købes lette frokostretter, kage samt læskedrikke og kaffe/the.
Da Cafeen p.t.. ikke har spiritusbevilling, er det ikke muligt at købe øl eller vin. Medbragt mad og drikke bedes indtaget i caféen efter aftale med caféens personale.

5) Andet
Der må kun parkeres på skulpturpladsen i forbindelse med ophængning og nedtagning. Ellers henvises der til de offentlige parkeringspladser.
Rygning er kun tilladt i caféen. Dog er rygning tilladt i hele huset i forbindelse med ferniseringer.